Как контролировать бухгалтера руководителю

Как организовать и контролировать работу бухгалтера или фирмы-аутсорсера, даже если вы не разбираетесь в бухучёте

Как контролировать бухгалтера руководителю

Светлана Ильиченко 13 июня 2016

Не секрет, что многие предприниматели сферы малого бизнеса достаточно слабо подкованы в вопросах ведения бухгалтерского учёта.

И отсюда возникает резонный вопрос: как главе небольшой компании нанять качественного бухгалтера и контролировать его работу, если он сам «плавает» в этой теме? О том, на что обратить внимание при найме бухгалтера или выборе фирмы-аутсорсера, как снизить риски фатальных бухгалтерских ошибок и по каким критериям оценивать работу бухгалтера, рассказал коммерческий директор компании «Поляков и партнёры» Алексей Сухарев.

Алексей Сухарев, коммерческий директор бухгалтерской компании «Поляков и партнёры» (Санкт-Петербург). Специалист по бухгалтерскому учёту и оптимизации налогообложения. Образование: Санкт-Петербурский государственный экономический университет, факультет менеджмента. Женат.

Найм бухгалтера: несколько полезных рекомендаций

1. Бухгалтер-управленец – не лучший вариант для небольшой компании. Если бухгалтер-кандидат на предыдущем месте работы имел в подчинении сотрудников, это может быть не лучшим выбором для фирмы, где требуется универсальный бухгалтер, который должен лично вести весь бухучёт – от «первички» до баланса.

Многие специалисты, имеющие опыт руководства отделом бухгалтерии, являются хорошими управленцами, но в бухгалтерской работе не слишком сильны, так как привыкли перекладывать её на других сотрудников. Нередко оптимальным кандидатом на должность главбуха является сотрудник, на предыдущем месте работавший в должности заместителя главного бухгалтера.

На практике, в 70% случаев именно заместитель главного бухгалтера наиболее квалифицирован в бухучёте.

2. Обязательно уточните, возможно ли получить письменные и устные рекомендации с прошлых мест работы кандидата. Задайте этот вопрос, даже если вы не собираетесь никому звонить. То, как бухгалтер отреагирует на такую просьбу, уже даст вам много полезной информации.

Напишет ли он сразу ФИО и телефон контактного лица или замнётся и начнёт объяснять, почему не может этого сделать? Если вы нанимаете «приходящего» бухгалтера, то также поинтересуйтесь, с какими организациями он работает на данный момент, и можно ли связаться с кем-то из его текущих клиентов, чтобы получить о нём обратную связь.

3. Проведите письменное тестирование кандидата. В интернете есть множество специализированных тестов для бухгалтеров. К тестам есть готовые ответы, поэтому ваши ограниченные познания в бухучёте не помешают протестировать кандидатов и понять их квалификацию.

Стоит отметить, что, во-первых, ни один бухгалтер не отвечает правильно на 100% вопросов; во-вторых, что верные ответы даже на 90% вопросов не дают гарантии, что бухгалтер будет отличным специалистом на практике.

Однако наличие более половины неправильных ответов однозначно даст понять, что можно переходить к следующему кандидату.

Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге

В последнее время многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами специализированных компаний в формате аутсорсинга.

Такие услуги обходятся дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не нужно покупать специальные бухгалтерские программы, снижаются риски ошибок и т.д.

Если вы решили остановить свой выбор не на штатном бухгалтере, а на аутсорсинговой компании, то рекомендации по её выбору будут такими:

1. Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.

2. Отдавайте предпочтение компании, в которой есть специалисты, имеющие опыт работы в налоговой инспекции – в этом случае вы снижаются риски возникновения каких-либо сложностей с проверяющими органами, так как за вашу бухгалтерию будет отвечать человек, побывавший «на той стороне» и знающий, где и как избежать проблем.

3. Внимательно изучите список клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И если фирма работает уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте или вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал.

То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – плохая отговорка. Наш опыт показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%.

Остальные без проблем согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.

4. Уточните, есть ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим.Возможно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?

Фатальные ошибки при работе с бухгалтером или фирмой-аутсорсером

1. Не делать резервные копии бухгалтерской базы.

Едва ли не каждый второй приходящий в нашу компанию клиент рассказывает о том, что он несколько лет работал с бухгалтером, и все было ОК, пока не начались вопросы со стороны налоговой.

После этого бухгалтер внезапно заболел, компьютер, за которым он работал, неожиданно сломался, и бухгалтерская база (а значит, и вся работа этого бухгалтера за эти годы) оказалась потеряна.

Это самая частая история, которую мы слышим от наших новых клиентов, обратившихся к нам после неудачного опыта. То же самое, с небольшими изменениями, нам рассказывают клиенты, пришедшие из других аутсорсинговых компаний.

Доказать, что все эти годы бухгалтер работал плохо (поэтому и начались вопросы от налоговой), после потери базы невозможно.

И приходится восстанавливать бухгалтерию клиента за несколько лет с нуля – а это очень непростой и дорогостоящий процесс.

Всего этого можно легко избежать, если как минимум раз в квартал брать у вашего бухгалтера резервную копию бухгалтерской базы 1С. В таком случае, если начнутся проблемы и компьютер «сломается», восстанавливать придётся всего несколько недель или месяцев, а не годы.

2. Хранить первичные документы у бухгалтера дома/на даче и т.д. Если у вашего бухгалтера хранится не только единственная копия базы 1С, но и первичная документация (договоры, накладные, счета-фактуры, акты и т.д.), тогда риски ещё выше.

В случае возникновения проблем с налоговой, вы рискуете не только тем, что бухгалтер внезапно исчезнет, но и появлением угроз в стиле «если нужна первичка – выплатите мне пять окладов при увольнении».

Такой поворот событий, на первый взгляд, выглядит как абсурдная байка, но, к сожалению, несколько наших клиентов ранее сталкивались с такой историей в реальности. Поэтому крайне рекомендуем хранить основной объем первичных документов в вашем офисе.

3. Не делать периодические проверки работы бухгалтера. Любой сотрудник требует контроля, пусть даже минимального.

Если не хвалить за достижения и не проводить «разбор полётов» за ошибки, даже самый лучший сотрудник постепенно станет более расслабленно относиться к своей работе.

Со временем бухгалтер может упрощать для себя ведение бухучёта вашей организации: совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс – в общем, вести бухучёт по удобной для себя схеме.

В этом нет ничего критического, так как такое упрощение учёта не отражается напрямую в отчетности вашей организации.

Но постепенно, за два-три года, маленькие неточности могут нарушить целостность всего учёта, после чего и начнутся вопросы со стороны налоговой.

И если этого не произойдет при текущем бухгалтере, то, когда он уволится, новый бухгалтер может не разобраться в вашей бухгалтерии, так как она велась не по стандартным правилам. И вновь встанет вопрос восстановления бухучёта, пусть и частично.

5.

Уточните политику работы с вашей бухгалтерской базой. Ещё несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам.

Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать вам вашу базу.

Поэтому мы не рекомендуем работать с такими организациями (к чему может привести отсутствие у вас копии бухгалтерской базы вашей организации, читайте ниже – в блоке о фатальных ошибках).

Идеальный вариант, если политика выбираемой вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «Ваша бухгалтерская база 1С – это ваша собственность». И то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет.

Если вам по какой-то причине потребовалась ваша база – вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости вам могут предоставить удалённый доступ на сервер, где находится база.

Но не поддавайтесь соблазну переложить поиск такого бухгалтера/организации на плечи своего бухгалтера. Проверка должна быть максимально беспристрастной, поэтому советуем найти проверяющую организацию самостоятельно.

И уже одна реакция бухгалтера на новость о планируемой проверке многое скажет о состоянии дел в бухгалтерии. Практика показывает, что квалифицированный специалист будет сам признателен такой проверке: она покажет, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями.

А для профессионала признание своих достижений всегда очень важно.

KPI для бухгалтера

Есть и ещё один важный вопрос для предпринимателя, который не слишком подкован в бухгалтерском учёте: как мне, руководителю компании, контролировать бухгалтера? Здесь кроме рекомендуемого нами регулярного аудита есть ещё одна работающая технология.

Речь идёт о KPI – «key performance indicators» – то есть, о ключевых показателях эффективности.

И мы рекомендуем обращаться к успешному опыту ряда зарубежных и отечественных компаний, внедривших систему KPI не только в отдел продаж или маркетинга, но и в отдел бухгалтерии.

Так, критериями оценки бухгалтерии могут быть следующие:

1. Отсутствие выездных проверок налоговой, а в случае факта проведения проверки – её успешное прохождение. Прямая обязанность бухгалтера – обеспечение корректного учёта и отсутствия штрафов/пеней со стороны ФНС и внебюджетных фондов.

Например, если у бухгалтера есть премия или, например, так называемая «тринадцатая зарплата», в положении о премировании может быть прописано, что при наличии начисленных налоговой инспекцией пеней и штрафов, относящихся к периоду работы именно с этим бухгалтером, премия уменьшается или вообще не выплачивается.

2. Оптимизация налогообложения при соблюдении необходимого баланса налоговой нагрузки. Бухгалтера нужно мотивировать, чтобы он постоянно искал законные способы экономии. И эти усилия необходимо систематизировать и поощрять.

Например, премировать бухгалтера за снижение уровня уплаченных вами налогов.

Но этот пункт обязательно должен идти в связке с первым пунктом, чтобы способы оптимизации налогообложения, предлагаемые бухгалтером, были легальны и не спровоцировали новую проверку.

3. Участие в обеспечении сохранности бухгалтерской базы.

Аргументы «у нас неудобная программа», «у нас куда-то исчезла информация» и им подобные должны моментально встречаться встречным вопросом руководителя: «Ок, понятно, какое решение вы предлагаете?» Квалифицированный бухгалтер в наше время должен представлять, в каких системах и с какими программами лучше всего работать, и именно бухгалтеру нужно делегировать постановку ТЗ техническим специалистам для написания/«допиливания» базы или же специалисту по закупкам для приобретения более удобного и эффективного программного продукта.

4. Выявление подозрительных контрагентов. Это особенно актуально, если у вас основная система налогообложения, и вы работаете с НДС.

Бухгалтер может достаточно быстро «пробивать» контрагента (например, через сайт nalog.

ru) и в случае, если вам предлагает сделку «серая» или давно не существующая фирма, бухгалтер должен предупредить об этом. За такие вещи также можно премировать.

5.

Отслеживание и предоставление ежемесячных/ежеквартальных отчетов по таким показателям как уровень налоговой нагрузки вашей компании, соблюдение «безопасной» доли налоговых вычетов по НДС, отклонение рентабельности вашей компании от среднего значения рентабельности по отрасли, уровень показанной убыточности. Эти показатели, как правило, являются наиболее частыми причинами налоговых проверок, и вам надо быть в курсе текущей ситуации, и при этом – в уверенности, что ваш бухгалтер за этим постоянно следит.

6. Функция «будильника» – если не хватает каких-либо документов от поставщика или клиента, если какие-либо первичные бухгалтерские документы оформлены неправильно, если вы приближаетесь к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке» – по всем подобным причинам вас как руководителя должен заранее беспокоить надежный «будильник» в лице бухгалтера.

Контроль за вышеуказанными KPI не требует от руководителя глубоких знаний в бухучёте, но всегда поможет держать бухгалтерию в состоянии высокой мотивации и «здорового тонуса», и при этом не упускать контроль за текущим положением дел.

Источник: biz360.ru/materials/bukhgalteriya-v-poryadke/

Источник: https://wellsy.ru/eto-interesno/kak-organizovat-i-kontrolirovat-rabotu-bukhgaltera-ili-firmy-autsorsera-dazhe-esli-vy-ne-razbiraetes-v-bukhuchyote/

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Как контролировать бухгалтера руководителю

Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку
Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи
Проверить состояние расчетов с бюджетом
Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами
Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Получить тест и проверить своего бухгалтера >>>

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Важно!

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку.

Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет.

Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде.

Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам.

Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках.

Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии.

Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Важно!

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

  1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах Как это сделать:
    • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
    • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
    • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

    Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

  2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям) Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

    Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.

  3. Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

    Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!

  4. Посчитайте долю вычета по НДС Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

    Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

    Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

Важно!

К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-proverit-bukhgaltera/

Как контролировать бухгалтера интернет-магазина

Как контролировать бухгалтера руководителю

Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера.

Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.

Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы.

Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником.

Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.

Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче.

Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб.

В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.

Возможные последствия отсутствия контроля

Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса.

Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел.

Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.

Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники

Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением.

В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации.

Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.

Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы.

Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал».

Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.

Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:

  • Нет офиса и штатных сотрудников.
  • Стационарный телефон отсутствует, общение проходит через электронную почту или по мобильному телефону.
  • Фирма зарегистрирована на «зиц-председателя» – стороннего человека, не имеющего к ней отношения.
  • Определенный юридический адрес отсутствует.
  • Отчетной документации у такой фирмы нет. Если она и платит налоги, то только символические.
  • Срок существования такой фирмы не больше 1,5 лет.
  • Бухгалтерская документация оформлена с ошибками.

Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы.

Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты.

А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.

Методы проверки работы

Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная.

Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.

Что нужно предпринять бизнесмену:

  • Стоит регулярно просматривать бухгалтерскую отчетность, задавая сотруднику вопросы. Если что-то не понятно – можно спросить. Быть некомпетентным не должно быть стыдно.
  • Оговорить с бухгалтером заранее, какие санкции он претерпит в случае допущения ошибки в отчетных бумагах. Если налоговая назначит штраф по вине бухгалтера – значит он также должен разделить ответственность за это.
  • Можно пригласить аудитора для получения более точной картины.

Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.

Как производить контроль

С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.

Берем под контроль финансы организации

Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.

Еще несколько советов по платежам:

  • Если у банка-партнера присутствует услуга «СМС контроль платежей», тогда можно успешно использовать этот инструмент для контроля. Правда, если за день проходит очень много операций, это будет доставлять неудобства. Но ради сохранения своих средств можно и потерпеть.
  • Не стоит подписывать платежные квитанции не глядя, даже если их много. Необходимо обязательно их просматривать – это поможет избежать казусных ситуаций.
  • Если ключ для совершения платежей записан на флешку – не стоит оставлять ее надолго у бухгалтера – использование только под личным контролем.
  • Если есть фирменная кредитная карточка, тогда стоит установить на ней допустимый лимит по операциям.

Контролируем отчетность компании

Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне.

Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время.

Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи.

Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.

Контролируем уплату налогов

Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно.

Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными.

В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов.

Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.

Следим за бухгалтером

Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний.

Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно.

Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.

Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.

Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:

  • Изучение расчетов с контрагентами.
  • Сверка документов о состоянии остатков на складе с реальными позициями. Если есть расхождения – это должно насторожить.
  • Следует узнать, не было ли в последнее время квитанций из налоговой о начислении пени и штрафов.
  • Узнать, не участились ли визиты инспекторов.

Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.

Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:

  • Провести бухгалтерскую аудиторскую проверку. Тогда над отчетностью будут работать сразу несколько специалистов: аудитор, юрист, налоговик. Но такой сервис довольно затратный и будет не выгодным для небольшой точки продаж.
  • Аудитор частного характера – более доступный вариант, который поможет проверить финансовые дела с минимальными затратами.
  • Бухгалтер из другой фирмы, работающий в аналогичной сфере.

Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.

Если бухгалтер исчез

Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.

Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.

Как выбрать хорошего бухгалтера

Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.

Советы при подборе бухгалтера:

  • Необходимо сразу определить уровень участия в делах компании: он будет заниматься только бухучетом или еще и вопросами налогообложения, а также кадровыми проблемами?
  • Определить уровень сотрудника: предпринимателю нужен «мастодонт» в своей сфере, который работает в разных направлениях, или подойдет аккуратный сотрудник с узкой бухгалтерской направленностью.
  • Определиться с размером заработной платы. В этот пункт включить необходимые траты на семинары или курсы повышения квалификации, а также обращения в сторонние фирмы за дополнительными консультациями.
  • Стоит решить – предприниматель сам будет заниматься подбором кандидата (беседовать с претендентами, отвечать на звонки, изучать резюме и рекомендации) или поручит это дело рекрутерам.

Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.

Признаки хорошего бухгалтера:

  1. Он знает все действующие законы, постоянно предлагает новые идеи по оптимизации работы;
  2. Прекрасно находит общий язык с налоговой инспекцией;
  3. Отчеты такого бухгалтера прозрачны и понятны;
  4. Имеет большой опыт работы в разных сферах;
  5. Вся первичная и отчетная документация хранится в идеальном порядке.

Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.

Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-kontrolirovat-buhgaltera

Как правильно контролировать деятельность бухгалтера

Как контролировать бухгалтера руководителю

Как правильно контролировать деятельность бухгалтера, можно ли обезопасить свою фирму от его возможных ошибок и злоупотреблений, и несет ли бухгалтер ответственность за ненадлежащее выполнение своей работы — обо всем этом вы сможете узнать в данной статье

Бухгалтер — второй по важности специалист на любом предприятий, абсолютно в любой фирме. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не могут быть исполнены.

Независимо от того, является бухгалтер штатным или приходящим сотрудником, он подчиняется непосредственно руководителю организации и отвечает за надлежащее формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

От бухгалтера зависит не только правильный документооборот на предприятии, но и, собственно, законность деятельности фирмы.

Несвоевременное предоставление отчетных документов, неполная оплата налогов, и невыполнение всех предписанных законом действий может привести не только к наложению на организацию гигантских штрафов, но и к банкротству, а как следствие – и ликвидации фирмы.

Именно поэтому хороший бухгалтер ценится на вес золота. И, при этом, на бухгалтеров налагается дополнительная ответственность, ведь риск, возникающий в случае ошибки или недобросовестности специалиста, слишком велик.

Наряду с руководителем предприятия и в отличие от всех остальных работников фирмы, бухгалтер несет административную и уголовную ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей, а именно: за ненадлежащую организацию и ведение бухгалтерского учета.

Ответственность бухгалтера

Особые виды ответственности установлены с тем, чтобы бухгалтер намеренно не обанкротил фирму и отвечал за законность своих действий. В отличие от любых других работников, бухгалтер не сможет обойтись одним лишь увольнением.

За недобросовестное выполнение возложенных на него обязанностей, бухгалтер может быть привлечён к следующим видам юридической ответственности:

  • Дисциплинарной ответственности, установленной Трудовым кодексом РФ. Данная ответственность может быть наложена за неисполнение либо ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
  • Материальной ответственности, установленной Трудовым кодексом РФ. Данная ответственность может быть наложена за реальное уменьшение имущества работодателя или ухудшение состояния этого имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.
  • Гражданско-правовой ответственности, установленной Гражданским кодексом РФ. Данный вид ответственности устанавливается за причинённый имущественный вред, если бухгалтер работает по гражданско-правовому договору.
  • Налоговой ответственности, установленной Налоговым кодексом РФ за совершение налоговых правонарушений.
  • Административной ответственности, предусмотренной Кодексом РФ об Административных правонарушениях. Данная ответственность устанавливается в случае совершения правонарушения в области финансов, налогов и сборов.
  • Уголовной ответственности, установленной Уголовным кодексом РФ за преступления в финансово-экономической сфере.

В соответствии со статьёй 15.5. КоАП РФ в случае нарушения сроков представления налоговой декларации на бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от трехсот до пятисот рублей.

Если бухгалтер грубо нарушит правила ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов (исказит суммы начисленных налогов и сборов или статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%) то, в соответствии со статьёй 15.11. КоАП ему грозит наложение административного штрафа в размере от двух до трех тысяч рублей.

Уклонение от уплаты налогов и (или) сборов путем непредставления налоговой декларации или иных документов, либо путем включения в налоговую декларацию или такие документы заведомо ложных сведений в соответствии со статьёй 199 УК РФ наказывается:

  • штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет,
  • либо арестом на срок от четырех до шести месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

То же деяние, совершенное в особо крупном размере, наказывается:

  • штрафом в размере от двухсот тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет
  • либо лишением свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Если обязанности бухгалтера выполняет руководитель фирмы, то ответственность будет нести он же. Если учет ведет бухгалтер, или структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, или сторонний бухгалтер-специалист, работающий на договорных началах, то ответственность будут нести данные лица.

Если между руководителем организации и главным бухгалтером возникнут разногласия по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель будет нести всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Разумеется, каждый руководитель хочет ограничить свою и без того большую ответственность, и доверить бухгалтерский учет грамотному специалисту. Однако при этом перед руководителем возникает вопрос: как защитить свою фирму от возможной недобросовестности бухгалтера, как удостовериться в его профессионализме?

То что бухгалтер несет гражданскую, административную, трудовую и уголовную ответственность, некоторым образом защищает фирму от его злоупотреблений и ошибок. Ведь в таком случае бухгалтер внимательней и добросовестней относится к своей работе.

Но, с другой стороны, бухгалтер может ошибиться, недоглядеть, и ненамеренно причинить фирме огромный ущерб. В таком случае ответственность бухгалтера лишь слегка сгладит возможные последствия, но не ликвидирует их.

Оттого что работника оштрафуют или арестуют, фирма не восстановится, а значит, вместо того чтобы наказывать бухгалтера, лучше всего просто предупреждать его ошибки.

Как предупредить возможные ошибки бухгалтера

Основным и самым главным способом предупреждения ошибок является взаимоконтроль сотрудников, когда разные виды деятельности возлагаются на нескольких бухгалтеров, и данные работники контролируют не только свою деятельность, но и работу других специалистов.

Один бухгалтер может банально допустить описку, проявить невнимательность или чего-то не знать. Если бухгалтеров несколько, то они смогут проверять документацию друг за другом и тем самым избежать самых явных погрешностей.

Несколько бухгалтеров смогут совещаться и принимать решения коллективно, в процессе переговоров и обсуждений.

Таким образом, имеющаяся в штате предприятия бухгалтерская служба будет гораздо эффективнее, так как она сможет заниматься самоконтролем.

Помимо этого, можно устраивать периодические аудиторские проверки документации и приглашать для этого сторонних грамотных специалистов. Независимый эксперт оценит формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и достоверность бухгалтерской отчетности.

Если же фирма не имеет возможности содержать в своем штате несколько бухгалтеров и нанимать сторонних аудиторов, то риск ошибок в таком случае существенно возрастает. Нередки случаи, когда бухгалтер дает совершенно неграмотные, а подчас и вредные советы, а проверить его некому.

Один-единственный штатный или приходящий бухгалтер, будь он даже самый грамотный и опытный специалист, может допустить непоправимые ошибки.

А если бухгалтер еще и недостаточно компетентен, и не знает особенностей законодательства, не следит за вносимыми изменениями в Налоговый кодекс и иные нормативные акты и не оптимизирует налогообложение, то фирма может не только понести налоговую ответственность, но и потерять значительные денежные суммы в процессе хозяйственной деятельности.

И все же, если возможностей расширения штата бухгалтеров нет, бухгалтер в фирме один, а контролировать его надо, данным контролем может заняться руководитель фирмы. Для этого он может:

  • Оставить право подписи в банковской карточке за собой и не предоставлять бухгалтеру право второй подписи.
  • По своему усмотрению самостоятельно подписывать ряд важных финансовых документов.
  • Периодически проверять отправляемые бухгалтером платежи.
  • По важнейшим вопросам консультироваться не только со своим бухгалтером, но и сторонними специалистами, например: с фирмами, занимающимися бухгалтерским учетом, аудитом, оптимизацией налогообложения, разработкой финансовых схем и т.п.
  • Иметь в своем штате юрисконсульта, либо периодически консультироваться со сторонним юристом.
  • Не доверять своему единственному бухгалтеру кадровую деятельность: заполнение трудовых книжек, составление и регистрацию трудовых договоров, ведение кадровой документации и документооборота предприятия в целом.

Лучше доверьте работу о бухгалтерии юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.

Найти юриста

Поиск по опытным юристам и адвокатам недалеко от Вас

Сравнить цены

Работайте с опытными юристами по фиксированным ценам

Многие бизнесмены доверяют бухгалтерам не только формирование учетной политики и бухгалтерский учет, но и кадровые и даже юридические вопросы. Таким образом они экономят на сотрудниках и, конечно, сохраняют определенные средства.

Однако, надо понимать, что бизнесмен в таком случае рискует не только имуществом фирмы, но и деньгами и даже своей свободой. Сэкономив на аудиторе, юристе или бухгалтерской службе сегодня, он может потерять фирму завтра.

Именно поэтому, стоит не только очень внимательно контролировать бухгалтера, но и доверять ему минимум работы – только то, что относится к непосредственной деятельности данного сотрудника, и ни одним вопросом больше.

Для каждого вида деятельности должен быть или свой штатный или сторонний специалист и тогда мест для ошибок или злоупотребления почти не останется.

Источник: http://JurProvodnik.ru/soveti/24-kak-pravilno-kontrolirovat-deyatelnost-buxgaltera

Круг закона
Добавить комментарий