Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется, корреспондеция, субсчета, основные проводки

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Важно! Учитывать на этом счете займы, выданные работникам, нельзя. Для этого применяется отдельный счет 73. Многие субъекты бизнеса под выдачу подотчетных сумм пытаются замаскировать предоставленные работникам на короткие сроки займы. Однако, это является нарушением законодательства.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

  1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
  2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Субсчета

Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Также счет 71 может иметь следующие субсчета:

  • Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
  • Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

  • Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
  • Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
  • Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
  • Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
  • Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
  • Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
  • Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

  • Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
  • Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
  • Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
  • Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
  • Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
  • Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
  • Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
  • Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
  • Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
  • Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
  • Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
  • Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
  • Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
  • Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
  • Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
  • Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
  • Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
  • Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
  • Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
  • Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
  • Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
  • Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
  • Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
  • Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

  • Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
  • Оплата за услуги или работы;
  • Покупка материалов и товаров;
  • Совершение представительских расходов;
  • Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.

Приобретение материалов через подотчет

ДебетКредитНазвание ситуации
7150/1Выданы деньги подотчет из кассы
1071Приобретены материалы на подотчетные суммы
1971Принят к учету НДС по приобретенным материалам
2010Приобретенные материалы отпущены в производство
50/171Лицо сдало в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
7150/1Подотчетному лицу выдан из кассы перерасход по подотчетным суммам

Командировочные расходы

ДебетКредитНазвание ситуации
7150/1Выданы деньги подотчет из кассы на командировку
2071Списаны расходы по приобретению проездных билетов
1971Принят к учету НДС по приобретенным билетам
4471Списаны затраты на гостиницу и суточные выплаты
1971Принят к учету НДС за проживание в гостинице
50/171Подотчетное лицо вернуло остаток средств в кассу

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/buhuchet/schet-71.html

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2019 году

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

> бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2019 году

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

https://www.youtube.com/watch?v=Ng4Ifp0Mgog

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.

Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.

На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.

Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.

Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Бухгалтерские проводки по 71 счету:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

  • Оплата различных услуг.
  • Приобретение канцтоваров.
  • Приобретение бензина для служебных авто.
  • Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
  • Приобретение офисной техники.

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

  • Информация о сотруднике (ФИО, должность).
  • Цели расходования.
  • Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Нормативное регулирование

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
  • Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
  • План счетов и инструкция по его применению.
  • Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ.

Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей.

Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

  • Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
  • Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
  • Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

  • Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
  • Срок, на который предоставляются деньги.
  • Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

  • Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
  • В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
  • В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

https://www..com/watch?v=khRJH7ISPts

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

  • Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
  • Размер удержания не может быть больше 20%.
  • Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
  • Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Бухучет подотчётных сумм

В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных.

Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия.

Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:

  • ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
  • ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.

Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:

  • ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
  • ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
  • ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:

  • ДТ26 КТ71. Представительские траты.
  • ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
  • ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
  • ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
  • ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.

Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.

Источник:

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств.

Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору.

Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

ДебетКредитНазвание операции
7150Выдана подотчетная сумма из кассы
7151Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника
5071Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу
20 (26, 44)71Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции
10 (15, 41)71Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом
9471Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок
7094Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника

Источник: http://allzakon.ru/razbor/buhgalterskij-uchet-podotchetnyh-summ-schet-provodki.html

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.

 На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

  • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
  • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы  (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

https://www.youtube.com/watch?v=65gZPVYRU-8

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п хоз.

операции

ДебетКредитДокументы-основания
1Выплата наличных денежных средств в подотчет7150Отчет кассира, расходный  ордер
2Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку7151Выписка банка, платежное поручение
3Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку7155Выписка со специальных счетов
5Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств0871Акт о приемке работ и услуг
6Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом1071Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды20/26/4471Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом4171Авансовый отчет и накладные
11Возврат в кассу неистраченных средств5071Отчет кассира, приходный ордер
12Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица7371Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически  Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб.

На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И.

на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

ДтКтОписаниеСумма, руб.Документ — основание
7151На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды2 500Платежное поручение
1071Поступили канцтовары, приобретенные  Ивановым И.И. по чеку  без  НДС2 840Авансовый отчет, товарный чек
7151На банковскую карточку  Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода340Платежное  поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

https://www.youtube.com/watch?v=khRJH7ISPts

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

ДтКтОписаниеСумма, руб.Документ-основание
26/4460Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.)6 102Акт выполненных работ
1960Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг1 098Акт выполненных работ
68/2 НДС19Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету1 098Акт выполненных работ, счет-фактура
7150/1Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет7 500Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
6071В учете отражена оплата  услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»7 200Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/171Остаток непотраченных  средств возвращен  в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.300Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

ДтКт операцииСумма, руб.Документ-основание
7150Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы20 000Расходный кассовый ордер
2071Списаны расходы на билеты без НДС6 780Авансовый отчет,             ж/д билет
1971Выделен НДС по расходам на билеты1 220Ж/д билет
68.НДС19НДС направлен к вычету1 220Запись в книге покупок
20/4471Списаны расходы на проживание (гостиницу) без  НДС4 237Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
1971Выделен НДС по расходам на гостиницу763
68.НДС19НДС направлен к вычету763Запись в книге покупок
20/4471Списаны суточные6 000Авансовый отчет
5071Работником возвращены непотраченные средства в кассу1 000Приходный кассовый ордер

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskiy-plan-schetov/schet-71-v-buhgalterskom-uchete-harakteristika-i-provodki-s-primerami.html

Круг закона
Добавить комментарий